Die letzte große Party der Schulzeit, ein wichtiger Moment, die eigene Leistung zu feiern und sich gleichzeitig von vielen Freunden und Freundinnen zu verabschieden: Das ist die Abi-Party. Inzwischen ein Standard für die meisten Schüler und trotzdem jedes Jahr wieder eine riesige Herausforderung für die nächste Generation. Aber das muss nicht sein. Ja, eine Abi-Party zu organisieren ist viel Arbeit, aber eben auch eine Arbeit, die Spaß machen kann. Und mit dem richtigen Partner an eurer Seite ist auch die Organisation der Party keine unüberwindbare Hürde mehr.
Organisation
Damit eure Abi-Party ein Erfolg wird und nicht ins Wasser fällt, ist es wichtig, dass ihr rechtzeitig mit der Ablaufplanung anfangt und nicht alles auf den letzten Drücker macht, denn eine Party zu planen macht zwar einen Riesenspaß, aber auch viel Arbeit. Aber keine Angst: Mit der richtigen Organisation und den richtigen Partnern wird eure Abi-Party zu einem unvergesslichen Ereignis.
Egal, ob ihr schon Monate vor dem Event ein Orga-Team gebildet habt, das sich regelmäßig trifft und zusammen arbeitet oder auf den letzten Drücker nach Lösungen sucht – klärt zuerst wichtige Grundsatzfragen: Ist die Abi-Party ein zusätzliches Event zum Abiball oder Teil davon? Soll der Jahrgang alleine feiern oder andere Klassen oder gar Schulen mit ins Boot geholt werden? Wie sieht es mit der Finanzierung aus? Welche Sponsoren könntet ihr ansprechen?
Wenn ihr diese Fragen genau beantworten könnt, ist es Zeit, sich an die konkrete Planung zumachen. Verteilt dafür im Team Aufgaben – Catering, Musik, Werbung – damit die Zuständigkeiten klar verteilt sind und die Kommunikation mit euren Partnern gut klappt.
Motto – ja oder nein?
Die meisten Abi-Veranstaltungen haben eines, viele machen sich schon Jahre vor dem Abitur Gedanken über das perfekte Abi-Motto, anderen ist es ein Graus. Eure Abi-Party muss natürlich nicht das gleiche Motto haben, unter dem euer Abitur steht, vor allem dann nicht, wenn ihr vielleicht ohnehin mehrere Veranstaltungen plant. Motto-Parties sind auch nicht jedermanns Sache.
Für eine Abi-Party mit Motto spricht, dass es bestimmte Entscheidungen erleichtern wird – beim Motto: Beachparty werden ihr vermutlich kaum im Industrial Look dekorieren – aber natürlich auch eure Möglichkeiten einschränkt.
Location, Location, Location
Wo eure Abi-Party stattfinden soll, ist eine der grundsätzlichsten Fragen überhaupt: Dabei ganz wichtig: Wie ist euer Budget? Geht es eher in die Richtung Schulkeller oder Luxusschuppen? Wollt ihr eurem Jahrgang ein preiswertes Fest organisieren oder die Ticketpreise etwas höher ansetzen, um für den Abiball zu sammeln?
Es spricht sicherlich einiges dafür, euch zum Beispiel mit einer Disco zusammenzutun, welche die Party für euch ausrichtet. Solche Veranstaltungsorte haben viel Erfahrung, Personal, ihr müsst euch nicht darum kümmern, Veranstaltungstechnik zu mieten, und wenn die Veranstaltung öffentlich sein soll, kommen noch reguläre Besucher dazu. Aber Vorsicht: Solche Veranstalter haben natürlich auch viel mehr Erfahrung im Verhandeln – eure Party könnte damit also sehr viel schneller sehr viel teuer werden, als ihr eigentlich geplant hattet.
Ihr solltet euch also fragen, ob ein öffentlicher Ort wirklich das ist, was ihr für eure Abi-Party im Sinn habt. Eine selbstorganisierte Party ist auf jeden Fall individueller, persönlicher und ihr habt bei jedem Schritt die Kontrolle. Mit einem guten Eventverleih, bei dem ihr euch zum Beispiel die Anlage oder andere essenzielles Partyzubehör leihen könnt, muss selbstorganisiert auch nicht gleichbedeutend mit selbst gebastelt sein.
Werbung
Spätestens wenn Motto und Location stehen, solltet ihr anfangen, euch Gedanken über die Werbung für euer Event zu machen. Auch hier lohnt es sich, ein bisschen genauer zu überlegen, was für Werbung für eure Party angemessen ist – richtet ihr eine Abifeier ausschließlich für euren Jahrgang aus, macht es natürlich wenig Sinn, wenn ihr 5000 Flyer drucken lasst, um damit die ganze Stadt zu bepflastern. Also genau überlegen, wen ihr ansprechen wollt und wie. Was ist euer Budget und was wollt ihr mit der Werbung genau erreichen?
Es gibt viele Möglichkeit, Flyer, Postkarten, Einladungen und Co. kostengünstig drucken zu lassen. Auch selbst designen geht dank vieler Apps heute ziemlich einfach. Selbstverständlich könnt ihr auch eine Agentur mit der Erstellung eures Werbematerials beauftragen.
Wie ihr euch auch entscheidet – wichtig ist vor allem, dass das Design auch zu eurer Party passt. Auch Social Media ist für die Bewerbung von eurer Party superwichtig! Allerdings gilt auch hier, und zwar bei Print genauso wie bei Social Media: Zu viele Küche verderben den Brei. Legt fest, wer die Marketingkampagne für eure Party organisiert, damit nicht alles im Chaos versinkt.
Catering
Ein wichtiger Punkt bei jeder Party ist das Catering. Was soll es zu trinken geben, wollt ihr Snacks oder andere Kleinigkeiten zum Essen anbieten? Ihr könnt einen Caterer bezahlen oder so viel wie möglich selbst organisieren. Eine lokale Brauerei oder der ortseigene Getränkemarkt stellen sich vielleicht als Sponsoren zur Verfügung. Gibt es an eurem Veranstaltungsort alles, was ihr braucht, oder solltet ihr euch Geschirr und Gläser von einem Eventverleih mieten?
Sobald das Drumherum geklärt ist, werdet ihr feststellen, dass eine gut organisierte Cocktailbar mit alkoholischen und alkoholfreien Drinks das Herz eurer Party sein kann und eure Gäste später noch wochenlang von den Cocktails schwärmen werden.
Das neuste für die Party:
Ein Cocktail-Toaster
Lecker schmecker: Snacks sollten auf jeder guten
Abi-Party mit am Start sein!
Frische Mische: Eine Cocktailbar mit Klassikern
aber auch Neuheiten begeistert!
Showtime
Die Musik ist bei einer Party wohl unbestritten das Wichtigste. Wenn die Musik nicht stimmt, kann die Party noch so gut sein – es wird nicht rocken. Dabei ist nicht nur wichtig, welche Musik gespielt wird, ob ihr Livemusik wollt oder DJs, sondern auch, dass die Technik stimmt. Dabei solltet ihr wirklich nicht sparen, und sichergehen, dass ihr euch die notwendige Veranstaltungstechnik mietet. Dann könnt ihr euch sicher sein, dass am Abend auch alles läuft und nicht gerade das wichtigste Kabel fehlt.
Und damit auch das Ambiente stimmt, könnt ihr nicht nur die Musikanlage, sondern auch gleich die richtige Beleuchtung mit mieten.
Spiele
Abi-Partys gibt es im Sommer wie Sand am Meer. Wenn ihr wollt, dass eure Party sich von den anderen absetzt, solltet ihr vielleicht etwas Extravaganteres als schales Bier und Flaschendrehen anbieten. Schon einmal auf einer Party mit Bubble Soccer gewesen? Wahrscheinlich nicht. Und wenn ihr denkt, dass das vielleicht ein bisschen albern ist, habt ihr vermutlich recht – aber mal Hand aufs Herz: Wer noch nicht um 2 Uhr nachts ein Tigerentenrodeo geritten ist, hat nicht richtig gelebt.
Andenken
Gerade, wenn ihr eure Abi-Party auch zur Finanzierung vom Abiball organisiert, solltet ihr euch überlegen, ob ihr nicht kleine Andenken anbieten wollt, zum Beispiel bedruckte T-Shirts oder Armbändchen.
Eine besonders schöne Erinnerung, die nicht viel kosten muss, wäre auch eine Fotobox, die ihr für eure Partygäste aufstellen könnt – ihr werdet sehen, wenn ihr euch im Herbst in alle Winde zerstreut um zu studieren, werdet ihr euch das Foto gerne an die Wand der ersten eigenen Bude hängen …
Lust bekommen? Wir helfen euch gerne mit unserem Eventverleih bei der Vorbereitung eurer Abi-Party, egal ob bei Fragen zu Veranstaltungstechnik oder Werbung. Und wenn euch jetzt der Schreck in alle Glieder gefahren ist, weil euch gerade siedend heiß einfällt, was ihr Wichtiges vergessen habt – keine Panik. Wir helfen auch last minute.
